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Les coûts réels de l’impression en interne

4/03/2021 | Conseils entreprise

90 % des entreprises ne savent pas combien d’argent elles dépensent en impression dans leurs bureaux, que ce soit pour les notes internes ou les communications externes.

En général, un employé moyen imprime et jette jusqu’à 22 feuilles de papier par jour, ce qui peut représenter plus de 5000 feuilles par an. Et cela ne concerne qu’une seule personne pour les réunions et les informations générales.

Ainsi, lorsqu’il s’agit d’imprimer des documents pour vos supports marketing, ces chiffres peuvent monter en flèche. Une coquille, une mauvaise couleur, chaque erreur nécessite une nouvelle édition, plus de temps, plus d’encre, et plus de papier.

Les entreprises doivent donc trouver une solution pour réduire ces coûts et utiliser l’impression plus intelligemment. Tout d’abord, il s’agit d’évaluer le coût réel de l’impression des documents afin de mieux les maîtriser. Puis, d’utiliser les économies réalisées pour faire appel à un service d’impression et améliorer votre retour sur investissement.

Pour vous aider à vous faire une idée de ce qui vous fait perdre de l’argent, nous vous présentons ci-dessous les principaux coûts (et les coûts cachés).

Le matériel (hardware)

Les aspects physiques de l’impression sont nombreux et comportent chacun leurs propres risques et coûts. 

L’encre

À son prix le plus bas, l’encre peut coûter environ 800 euros par litre. Quelle que soit la quantité que vous achetez en gros, elle ne pourra jamais rivaliser avec les énormes remises négociées par les spécialistes de l’impression qui peuvent vous faire profiter de ces économies.

Le papier

Si vous envoyez des documents marketing à vos clients, le papier ordinaire ne fera pas l’affaire. Les couleurs ne sont pas aussi éclatantes et le papier est susceptible de se déchirer, de s’abîmer et de résister à la moindre goutte de liquide.

Acheter le bon type de papier à chaque fois que vous voulez lancer une campagne est non seulement coûteux, mais également risqué car pour pourrez vous retrouver avec un surplus qu’il faudra ensuite stocker et conserver. Connaître les types idéaux à utiliser et acheter la bonne quantité est un défi. Les erreurs peuvent être coûteuses.

Imprimantes

Votre entreprise dispose-t-elle d’une imprimante multifonction, d’une imprimante à jet d’encre ou d’une imprimante laser ? Êtes-vous sûr que l’imprimante que vous possédez est celle qui répond à vos besoins et qui est la plus rentable ?

Chaque imprimante est différente et toutes ne sont pas conçues pour produire des documents d’une qualité suffisante pour des supports marketing. Souvent, vous avez besoin de plusieurs imprimantes pour couvrir tous les différents aspects d’une campagne d’impression et différents types de papier – ce qui peut être à la fois coûteux et déroutant. C’est la raison pour laquelle TCH Réalisation dispose d’une gamme d’équipements de qualité supérieure permettant de tout gérer, de l’impression en masse aux produits de niche.

Entretien

Une autre dépense est le coût des bourrages papier, de l’entretien et des réparations. Les problèmes varient d’une machine à l’autre et, au fil du temps, de nouveaux modèles apparaissent sur le marché. Cela signifie que les pièces de rechange pour vos machines existantes deviennent plus difficiles à trouver et plus chères, tout comme la personne suffisamment compétente pour les réparer.

Mais les coûts physiques liés à l’impression ne sont qu’un aspect. Il y a aussi les incessants accidents technologiques qui peuvent faire grimper les factures.

Le logiciel (software)

Tout le matériel marketing que vous produisez risque également d’être affecté par des problèmes numériques qui entraînent des coûts plus élevés, parfois difficiles à quantifier.

Problèmes de connexion : en 30 ans de marketing direct, nous avons eu notre part de commandes urgentes qui coïncidait avec un problème technique. C’est pourquoi nous disposons de machines de secours et d’autres dispositifs de sécurité pour éviter tout risque. Mais pour la plupart des entreprises, une imprimante qui ne se connecte pas ou qui n’imprime pas dans un moment critique peut être dévastatrice et entraîner des commandes manquées et une perte de ventes.

Changements de programme 

Chaque fois qu’il y a une mise à jour du logiciel ou qu’un nouveau système est introduit, il y a un risque que les paramètres par défaut que vous avez  soigneusement mis en place soient modifiés. Qu’il s’agisse d’un simple paramètre de couleur ou de l’imprimante à laquelle le fichier est envoyé, il y a toujours un risque lorsque vous réalisez de gros volumes d’impression.

Le coût du temps et de la connaissance

Enfin, l’un des coûts les plus importants qui n’est pas calculé est le nombre d’heures passées par les employés pour créer et assembler les documents, ainsi que le coût des erreurs.

Travail manuel 

De nombreuses imprimantes de bureau standard ne sont pas en mesure d’imprimer à fond perdu. Cela signifie que les employés doivent imprimer les documents et couper manuellement les pièces imprimées eux-mêmes. De même, si une publicité présente des particularités, des formes ou des coupes spéciales, celles-ci doivent être réalisées à la main avant d’être préparées physiquement pour l’envoi.

L’erreur humaine 

Les gens font des erreurs. Qu’il s’agisse de choisir les mauvais paramètres sur leur ordinateur ou d’oublier une coquille dans une campagne d’impression à grande échelle. Lorsque vous imprimez vous-même, vous devez assumer tous les risques et les coûts de réimpression en cas d’erreur. 

Nous sommes à vos côtés

Pour être clair, faire de l’impression soi-même est possible et peut être une excellente option pour les petites entreprises ayant peu de revenus supplémentaires. Mais les avantages n’existent que pour ceux qui prennent le temps de faire des recherches approfondies et une analyse des coûts pour s’assurer qu’ils obtiennent les bonnes machines, l’encre, le papier, créent des fichiers avec le bon formatage et les bons paramètres, et négocient les meilleurs tarifs postaux. Le risque, bien sûr, est que chaque erreur représente un coût qui peut faire des ravages sur un résultat déjà modeste.

Passer par un prestataire peut aider à faire des économies et à obtenir des résultats supérieurs grâce à une excellente qualité d’impression. Presque tous les problèmes, erreurs ou pannes d’impression que nous traitons ne vous coûtent rien et sont entièrement résolus le jour même. 

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